在2015年全面推进精益管理的过程中,西电操动机构开展系列化、多样化的精益管理知识培训,并以设计标准化为精益管理的突破口,在推进初期已取得了显著成效。目前,该公司又将推进重点放在了采购管理提升上,实施了一系列行之有效的新举措,不仅使采购工作向着精益管理迈近了一大步,并且在实施中及时总结不足,为今后提升明确了改进方向。
——采购流程信息化的建设。将供应链管理要求中的“三权分立”和“岗位分离”,利用SAP系统功能设置加以固化,并与供应商协同系统信息化连接,形成采购流程和信息化的有机结合,排除了人为因素,不仅使采购业务流程更加规范化,也提升采购工作效能。
——供应商协同系统(SCM)的建立和推广应用。引进建立《供应商协同系统》,安装于全体采购员计算机进行推广应用,改变了原本耗时耗力且信息不及时、不准确的弊端。截止2015年5月7日共计上线133家供应商,覆盖率达99%。
——供应商评价体系的建立。一是对供应商绩效考评分为季度考评和年度总评。季度评价是把质量保证、交货履约、服务三个项目合计总分按照《供应商绩效考核评级标准》,评定出A级(优秀)、B级(达标)、C级(一般);年度总评时把四个季度考核总分相加总和,按照供货类型区别,经质管、技术、供应三个部门综合评定,推选出十家“年度优秀供应商”,并颁发奖牌。二是确定供应商考评项目,对标国内先进企业,确定了以供应商所供应物资的质量保证、交货履约、以及(售前售后)服务三项为供应商的考评项目。并依次配分权重:质量保证50分、交货履约40分、服务10分,总分100分。三是完善供应商考评制度。修订和完善《供应商绩效考评管理细则》,详细规定考核项目、评定方式、评分标准、绩效评定、奖惩办法等具体内容。四是公示供应商评价。按照对供应商季度和年度的评价时间点,及时在“管理看板”中予以公示。
——刚性付款原则的建立与实施。一是项目调研与论证。通过SAP系统已设定的原则和计算方式,使供应商付款合理化、规范化。二是建立采购资金付款原则。2015年4月出台采购资金付款原则及规定》制度,详细规定了ERP系统付款原则、预付款的支付、付款奖惩办法等。三是准备SAP系统付款计划。2015年4月编制专项《刚性付款实施计划》,并严格按计划执行完成,力争在规定期限内顺利完成试运行计算5月份付款计划。四是实施刚性付款。按照《采购资金付款原则及规定》,2015年5月20日进入SAP系统“供应商付款计划”模块,自动生成《供应商付款计划》,进行《请款单》系统打印,完成除内配关联企业外的所有供应商的付款。
——与供应商信息共享和互动。利用“供应商协同系统”,搭建企业与供应商之间的沟通平台,不仅加强了双方信息索取的及时性,且能够快速相互确认和回应,增强了双方的共识和合作。
在以上举措实施过程中,为进一步使采购合规化、切实提升采购管理,针对固定资产合同管理不完善、采购合同未建立台账与归档、个别长期合作供方未纳入到《合格供方名录》中、对采购合同进行合法合规性自查完善等四个整改项目,制定专项整改计划,进一步完善采购业务流程,规范采购过程管控。
通过实施与整改,西电操动机构明确了今后在采购精益管理上的改进方向,并编制了下一步的改善计划,包括对供应商准入退出、采购业务流程及考核等方面的制度进行全面修订、完善;对《廉洁自律手册》集中学习和自学,按职能层级、按项目签订《廉洁自律责任书》、作为合同附件;对有关供应商独家供货、用户指定采购等摸底排查,召开座谈会,讨论减少、控制和规范独家供货或用户指定采购事宜。